Cómo ser más productivo en la cárcel del 24/7

Hoy vengo a contaros algo que a muchos no os va a gustar, y es que el trabajo 24/7 NO es productivo. Nos han vendido que teletrabajar mola muchísimo y que tener un horario flexible tiene un montón de ventajas, pero no nos han contado que eso provoca que no desconectes del trabajo, que tengas menos rendimiento y que seas menos productivo.

¿Cuál es la regla nº1 de la productividad? Focalizar.  Según un estudio de Workmeter, perdemos 60 minutos al día pasando de tarea en tarea. Súmales a esos 60 minutos, las mil y una interrupciones que tienes al día (llamadas, WhatsApp, emails, WhatsApp, urgencias, WhatsApp, … ¿he dicho ya WhatsApp?). ¿Sabes cuánto tarda tu cerebro en recuperarse de una interrupción? ¡28 minutos! Así que piensa, cuántas horas (o minutos mejor dicho), has sido productivo hoy.

A continuación, os voy a explicar 5 puntos claves para que seáis más conscientes de estas interrupciones (y de los compañeros robatiempos).

1. No respetar tu tiempo libre ni el de los demás.

Cada vez más, los empleados pueden organizar sus tareas y su tiempo dependiendo de su vida (ámbito familiar, lugar de trabajo, etc.), pero eso no implica que cuando estemos trabajando nosotros exijamos una respuesta inmediata del otro. Quizás tú hoy decides trabajar por la noche pero no es necesario escribirle a otro que está fuera de su horario laboral. En vez de escribirle un whatsapp y molestarle en su horario de descanso, puedes escribirle un email (o incluso programar que el email le llegue a primera hora de la mañana siguiente).

Está claro que esto todavía es más importante en vacaciones, bajas laborales, y el viernes a última hora… 😉

2. Reducir las consultas no necesarias

Es una realidad que nos hemos acostumbrado a ser un poco vagos cuando no sabemos hacer algo o no lo encontramos. Es mucho más cómodo molestar al compañero y que nos lo hagan, antes que pararse 5 minutos a buscarlo en Google. (Google tiene respuesta a todo, que no se nos olvide).

Y no vale lo de es que X me lo hace en un minuto. Sí, pero a ese minuto hay que sumarle los 28 de media en que él pueda recuperarse de tu interrupción 😊

3. Pedir cosas lo más específicas posibles

A veces puede ser difícil comunicarnos y hacerle entender al otro que es lo que queremos, por eso, hay que intentar tenerlo lo más claro posible antes de empezar a hablar con la otra persona. En muchas ocasiones, hacemos que otros empiecen a trabajar en proyectos o tareas que no tenemos claras y que por tanto le llevarán 4 veces más tiempo del que debería.

Por eso, es recomendable ser lo más específico y objetivo posible, brindar indicaciones claras sobre lo que queremos que haga la otra persona, y adelantarnos sobre lo que pueda necesitar.

4. Audios: El archienemigo de la productividad

Hay personas que por comodidad cometen el error de enviar esos audios interminables de 10 minutos, divagando, rectificando, y haciendo imposible extraer una síntesis sin tener que reescucharlo varias veces. Obligando a la persona que debe procesar ese audio tardar 4 veces más de lo que debería.

Un audio (corto) puede ser una buena manera de expresar una opinión o algo en lo que tono sea importante (como una crítica), pero por norma general y sobre todo para enumerar errores o cambios, es importante que lo hagamos por escrito para que la persona que debe procesarlo pueda trabajarlo de una manera efectiva.

5. Separar lo importante de lo urgente

Como diría Eisenhower, “Lo que es importante rara vez es urgente. Lo que es urgente, rara vez es importante”. Por lo que es muy importante tener en cuenta y priorizar solo lo que sea importante y urgente, no lo que sea urgente y no importante. En muchas ocasiones, nos centramos en aquellas cosas o clientes que nos demandan atención inmediata, cuando realmente no son importantes y es un gran error.

A continuación, os dejo la matriz de Eisenhower con algunos ejemplos, para saber priorizar y organizar correctamente las tareas.

¿Os habéis sentido identificados con alguno de estos cinco puntos? Seguro que nos lo han (y hemos) hecho mil veces. La comunicación y la empatía es básica para poder mejorar la productividad. Así que cada vez que te encuentres en una de estas casuísticas, respira hondo y coméntale a la persona cómo se podría gestionar mejor.

Y si no te salen las palabras, siempre puedes enviarle este post 😉